[비즈월드] 코로나19로 인해 많은 직장인들이 재택근무나 비대면 업무에 익숙해지는 가운데 ‘위드 코로나’ 시대를 준비해야 하는 기업들의 고민이 더욱 깊어지고 있다.

많은 기업들이 지난해부터 다양한 소프트웨어를 도입해 디지털 워크 스페이스를 구축해 나가고 있다. 가장 대표적인 소프트웨어가 다양한 근무형태에도 업무 생산성을 높일 수 있도록 도와주는 '생산성 툴'과 '협업 툴'이다.

업무용 협업 툴은 이메일이나 일반 메신저와는 다르게 업무 환경에 적합한 이용 편의성, 보안성, 접근성, 업무나 프로젝트 관리의 용이성 등을 갖춘 소프트웨어다.

업무용 협업 툴을 도입하기 이전에도 이미 기업들은 사내 그룹웨어나 메신저를 활용하고 있었지만 코로나19로 인해 원격근무와 비대면 업무가 장기화되면서 기존의 소프트웨어의 기능 부족과 호환성 부족으로 한계에 직면했다. 이에 많은 기업들이 보다 효율적인 업무를 위해 협업 툴을 도입하기 시작했다.

시장조사업체 스태티스타(Statista)에 따르면 협업 툴 시장규모는 2019년 124억 달러(14조원)에서 2020년 256억 달러(29조원)로 2배 이상 성장했다. 현재 시중에는 다양한 협업 툴이 출시되어 있다. 시

장 초기에는 기존의 메신저에 업무관련 기능을 추가한 메신저 기반의 협업 툴이 대부분이었다. 최근에는 프로젝트 관리뿐만 아니라 방대한 자료를 필요로 하는 문서작성의 효율을 극대화한 협업 툴도 출시되어 업무 생산성 향상을 위한 소프트웨어 시장의 새로운 패러다임을 제시하고 있다.

◆“재택하는 날에는 부장님 결재 빨리 받기 어려워…”
빠른 소통으로 업무에 날개를 달아주는 메신저 기반 협업 툴 ‘잔디’

업무용 협업도구 ‘잔디(JANDI)’ 운영사 토스랩은 지난 7월 ‘일하는 방식의 재발견(Redefine Work Report 2021)’ 리포트를 발간했다. 이 리포트는 비대면 근무 환경을 경험한 직장인 1800여 명에게 수집한 결과를 분석해 변화된 업무 환경과 일하는 방식에 대한 인사이트를 담았다.

이 리포트에 따르면, 생산적인 비대면 근무를 위해서는 팀원들과 빠르게 소통하는 채널(63%)이 가장 필요하며, 기업 역시 비대면 근무를 위해 가장 먼저 조치를 취한 사항도 직원들간의 소통 채널 구축(42.8%)인 것으로 나타났다.

또 이 소통을 위해 기존 개인용 메신저를 활용할 경우 일-사생활 분리가 어려우며(84.9%) 파일 영구 보존이 불가능(80.1%) 하다는 점을 비대면 업무 때 가장 큰 어려움으로 손꼽았다. 해당 조사에 참여한 직장인들에 따르면 업무용 협업 툴이 이런 문제를 해결하고 일의 효율을 높일 수 있다는 것이다.

국내 대표적인 메신저 기반 협업 툴인 ‘잔디’는 빠른 소통을 핵심으로 효과적인 팀워크를 구축에 도움을 준다. 잔디의 공식 블로그에는 잔디를 도입한 국내 생활용품 제조사의 경우 ‘잔디’ 사용 이후 이메일 사용량 80% 감소했고, 본사와 지사뿐만 아니라 본사 내부 소통까지 원활해졌으며, 제조기업 특유의 폐쇄적인 업무 문화가 소통하고 열린 문화로 변화했다는 사례를 소개하기도 했다.

‘잔디’는 팀원간의 소통을 중시하는 협업 툴 답게 누적 사용팀 수를 비즈니스 성장 지표로 발표하고 있다. ‘잔디’는 지난 1월 업계 최초로 사용 팀 22만 팀을 달성했고 이후 7개월만인 지난 7월에 30만 팀을 돌파했다 .

코로나19로 인해 가속화된 비대면 근무 환경으로의 전환이 ‘잔디’의 급속 성장에 기여한 것으로 업게는 분석한다.

‘잔디’ 내부 데이터에 따르면 코로나19 이후 ‘잔디’의 메시지 사용량, 파일 저장 용량 등 사용량을 나타내는 지표가 83% 이상 상승했다.

이는 비대면 근무 환경에서 가장 중요한 소통의 문제를 먼저 해결하고 나선 ‘잔디’가 안정적이고 생산적인 온라인 업무 환경을 제공해 활용도가 높아졌다는 것으로 해석할 수 있다.

◆“김과장, 그 프로젝트 지금 어디까지 진행된거야?”
‘진짜일’ 가려내고 프로젝트 일정관리 및 진행상황을 한 눈에 ‘플로우’

업무용 협업툴 ‘플로우’는 ‘재택근무 안내서’를 제작해 홈페이지를 통해 배포하고 있다. 이 안내서는 재택근무의 한계 극복을 위한 기업의 선행조건으로 업무와 직원 관리의 중요성을 강조한다.

특히 비대면 업무 확대를 위해서는 업무의 보고와 지시 효율화가 가장 선결되어야 할 과제이며, 재택으로 인한 소통의 한계를 극복하려면 협업 툴이 반드시 필요하다고 설명한다. 즉, 불필요한 가짜일은 최소화하고 진짜일을 가려내 반드시 진행되어야 할 업무에 대한 보고와 지시가 중요하다는 것이다.

‘플로우’는 프로젝트, 업무관리, 사내 메신저, 화상회의 연동 등을 한 곳에 담아 모든 업무의 진행상황을 한 눈에 파악할 수 있다는 것이 가장 큰 특징이다. 직관적인 차트, 여러 업무 모아보기 기능과 함께 다양한 옵션의 필터링으로 업무의 상태를 쉽게 파악할 수 있다.

‘플로우’는 안내서에서 강조한 바와 같이 명확한 보고와 업무지시에 효과적인 옵션 사항을 두어 전반적인 프로젝트의 진행 현황을 빠르게 파악하고 필요한 업무가 어떻게 진행되고 있는지 실시간으로 체크할 수 있다는 것이 강점이다. 이를 통해 원격이나 비대면으로 프로젝트가 진행되어도 시간이나 리소스의 낭비 없이 진짜 필요한 일이 제대로 진행되도록 관리할 수 있다.

‘플로우’의 유료 기업은 지난 7월 2500개사를 돌파했다. ‘플로우’ 서비스를 유료로 시작한지 3년만이다. 지난해 동기간 대비 매출 성장률은 무려 420% 이상을 기록했다. ‘플로우’는 올해는 중소기업, 스타트업뿐만 아니라 규모가 큰 중견기업 및 대기업 도입이 폭발적으로 늘어나면서 빠른 매출 성장을 기록했다고 밝혔다.

지난 9월 1일에는 대대적인 리뉴얼을 통해 20대부터 60대 이상까지 사용하는 업무용 협업 툴인 점을 감안해 기존보다 쉽고 직관적으로 UI/UX를 개선하고 속도와 성능을 개선했다. 여러 세대가 공존하는 기업 내에서 ‘플로우’의 활용도를 높였으며, 곧 개인별 커스터마이징 기능도 업데이트 할 계획이라고 한다.

◆“재택-출근-재택-출근, 아이디어 회의도 기획안 작성도 집중이 안돼…”
‘딥워크’ 가능하게 해주는 비즈니스 문서 작성과 지식관리 툴 ‘타입드’

코로나19로 인해 재택과 출근이 불규칙적으로 반복되면서 오랜 시간에 걸쳐 고민하고 작성해야 하는 기획안 작업 때 참고 자료 관리나 문서 작성 때 효율 저하 등의 어려움을 겪게 되는 경우가 늘고 있다.

특히 필요한 정보를 찾는데 낭비되는 시간 때문에 업무 효율성이 떨어지는 경우가 많다.  맥킨지(McKinsey) 보고서를 통해 직원들은 매일 1.8시간(주당 평균 9.3시간)을 정보 검색 및 수집에 소비한다고 밝혔었다. IDC 데이터는 지식 근로자들이 정보 검색에 하루 약 2.5시간 또는 근무일의 약 30%를 소비한다는 보고서를 발표했다.

이런 문제를 해결하기 위해 문서 작성과 지식관리를 도와 개인과 팀의 업무 생산성을 높여주는 효과를 제공하는 ‘비즈니스 문서 툴’을 선보인 국내 스타트업 기업이 있다. 문서 기반 지식관리 솔루션 ‘타입드(Typed)’를 개발한 스타트업 ‘비즈니스캔버스’이다.

‘타입드’는 중요한 업무에 집중하지 못하고 자료 찾기에 많은 시간을 허비하는 문제를 해결하기 위해 자료 수집과 문서 작성을 하나의 작성 환경안에 담았다.

현재 클로즈드베타(이하 CBT)중인 ‘타입드’는 웹 확장프로그램 설치만으로 문서 작성 시 필요한 리소스를 하나의 문서에 집결시켜 집중도 있게 자료 작성이 가능하다. 인터넷 검색으로 확인한 기사나 웹 페이지를 간편하게 수집하고 문서를 작성하면서 별도의 뷰어(viewer) 프로그램을 켤 필요도 없이 분할 된 화면으로 수집한 자료를 바로 확인할 수 있다.

또 다운로드 받은 파일을 찾아 헤맬 필요 없이 연관 자료를 쉽게 확인 가능한 백링크(backlink) 기능 등 문서 작성을 위한 리소스 활용을 극대화해 사용자의 효율적인 문서 작성을 지원한다. 이 밖에도 수집된 문서 중 중복된 문서를 파악하여 알려주고 해당 문서가 활용된 자료도 확인할 수 있다.

‘타입드’는 CBT를 진행하며 검증된 개인의 생산성 향상을 기반으로 효율적이고 집중도 높은 문서 작성 경험을 협업에도 적용할 수 있도록 서비스 업데이트를 계획하고 있다. 팀 차원의 활용이 가능한 협업 기능 출시와 함께 내년 초 정식 출시 예정인 ‘지식 네트워크’ 뷰는 다양한 문서 툴에서 작성되고 수집되는 분산된 지식을 시각화하여 직관적으로 지식을 활용할 수 있도록 한다는 계획이다.

‘타입드’는 수십년 동안 변하지 않았던 문서 작성 환경에 과감한 혁신을 이끌며 글로벌 시장에서부터 큰 주목을 받고 있다. 소프트웨어의 글로벌 빌보드차트로 불리는 Product Hunt에서 ‘타입드’ CBT 출시 한 달만에 ‘Product of the Day’ 선정됐으며, 이후 2주 만에 글로벌 시장에서 사전 예약매출 1만 달러를 기록하는 등 북미 중심으로 해외에서 먼저 빠르게 인지도를 높여가고 있다.

9월 현재 CBT 7개월차로 전세계 132개국의 1만여 명의 사용자 기록하고 있다. 9월 활성 사용자(MAU)는 이미 5500명을 돌파했다. 최근 구전으로 빠르게 확산되며 올 3분기 말까지 가입자 2만 명 돌파가 예상된다.